超基本だけど意外にできない!?電話の基本

新人研修のポイントは「笑顔」

新人研修の中でも得意・不得意がはっきり出るのが、電話研修ですが、テンパって何を言っているんだかわからなくなる人、頭が真っ白で一言も出てこなくなる人、妙にこなれた感じの人、本当にさまざまですね。まず最初に言われるのは「声をワントーン明るくしなさい」ということでしょう。電話ですとどうしても声が聞こえにくいですし、元気よく明るい声で名乗ることは超基本です。その時に「笑顔」が大事です!顔は見えなくても声に表れますよ。

絶対にメモを取れ!聞き直すのは悪いことではない

慣れないうちは、必ずメモを取りましょう。そのうちに一緒に働く人の名前や取引先などの名前も自然に覚えてくるでしょうが、最初のうちは必ずメモをして復唱する癖をつけましょう。万が一間違ってしまうと、相手に失礼なだけでなく、迷惑までかけてしまう可能性があります。珍しいお名前やアルファベットの羅列など、聞き取りにくい名前については、ちょっと不安があったら「念のためご確認いたします、○○様ですね」と確認することです。

正しい敬語を使いましょう

せっかく丁寧に敬語を使って話しても、間違った敬語では、逆効果です。特に尊敬語と謙譲語は、使い分けられるようになりましょう。なお、自身がないときには、あらかじめ先輩や上司に、「この敬語は間違っていないか」を確認しましょう。自分で調べるように言われるかもしれませんが、その時には、先輩や上司が電話で話しているところをよく聞いておいて、同じように真似して話すのが1番簡単です。もし間違っていたら、それは先輩・上司のせいですね。

社員研修とは一般的な社会常識から必要な知識はもちろんのこと会社でやっていくために必要な会社の習慣を身につける場です。